Бот для записи клиентов в Telegram
Бот для записи забирает у администратора самую однообразную часть работы: подобрать свободное время, записать и напомнить. Разберём, как он устроен, что умеет и в каких случаях вместо своего бота удобнее готовый сервис онлайн-записи.
Как клиент записывается через бота
Клиент открывает бота по ссылке из профиля, с сайта или из рекламы и проходит несколько шагов кнопками, без переписки. Обычный путь выглядит так.
- Выбирает услугу из списка. Рядом можно показать цену и длительность.
- Выбирает мастера или вариант «к любому свободному».
- Видит только свободные дни и время с учётом длительности услуги.
- Оставляет имя и телефон. Telegram позволяет передать номер одной кнопкой, вводить его руками не нужно.
- Получает подтверждение с датой, временем, адресом и кнопкой отмены или переноса.
Чем меньше шагов, тем меньше клиентов бросают запись на полпути. Спрашивать стоит только то, без чего запись нельзя принять. Пожелания и детали проще уточнить потом в переписке.
Расписание мастеров
Главное в боте для записи: он не должен отдать одно время двум клиентам и не должен предлагать время, когда мастер не работает. Для этого в боте хранится расписание каждого сотрудника.
- Рабочие дни и часы у каждого мастера свои, плюс перерывы и выходные.
- У каждой услуги своя длительность, поэтому стрижка и окрашивание занимают разное число слотов.
- Администратор может закрыть время вручную: отпуск, больничный, запись по телефону.
- Можно задать, за сколько дней вперёд открыта запись и до какого времени её можно отменить.
- Если записи принимаются и по телефону, администратор вносит их в того же бота или в таблицу, иначе расписание разойдётся.
Расписание можно вести в самом боте через раздел для администратора или в Google Таблице, откуда бот берёт свободное время. Второй вариант удобен, если вы уже привыкли к таблице.
Напоминания и отмены
Напоминание накануне визита уменьшает число клиентов, которые просто забыли. Бот пишет клиенту в заданное время, например за сутки и ещё за пару часов, и показывает кнопки «приду» и «отменить». Если клиент отменяет запись, время сразу освобождается и становится доступно другим.
Есть ограничение Telegram, о котором стоит знать: бот может писать только тем, кто сам его запустил. Клиент, записанный по телефону, напоминание из бота не получит, пока не откроет бота хотя бы раз. Если половина записей идёт по звонку, это нужно учесть в схеме.
Уведомления администратору и выгрузка в таблицу
Каждая новая запись, перенос или отмена приходит администратору или в рабочую группу сотрудников. В сообщении сразу видно услугу, мастера, время и контакт клиента. Мастеру можно отправлять только его записи, а утром присылать список на день.
Записи сохраняются в базе бота, а дополнительно могут уходить в Google Таблицу или CRM, например Битрикс24 или amoCRM. Таблица удобна, чтобы смотреть загрузку мастеров, считать визиты за месяц и не зависеть от одного инструмента. Если позже решите перейти на другую систему, данные о клиентах останутся у вас.
Свой бот или готовый сервис онлайн-записи
Готовые сервисы онлайн-записи давно существуют и хорошо делают свою работу. Своего бота стоит выбирать не потому, что сервисы плохие, а когда их устройство не подходит именно вам. Честное сравнение выглядит так.
| Свой бот | Готовый сервис записи | |
|---|---|---|
| Как платите | Разработка один раз, затем сервер по тарифу хостинга | Ежемесячная плата по тарифу сервиса, зависит от числа сотрудников и функций |
| Запуск | Нужен исполнитель и несколько дней на разработку | Можно настроить самостоятельно в тот же день |
| Где запись | Прямо в Telegram, без перехода на другие страницы | Обычно виджет или страница сервиса, ссылку можно дать в Telegram |
| Гибкость | Логика под ваш процесс: свои вопросы, правила, связки | В рамках настроек, которые предусмотрел сервис |
| Готовые функции | Только то, что заложили в разработку | Кабинет мастера, аналитика, склад, абонементы, приложения для сотрудников |
| Изменения | Через разработчика или панель, если её сделали | Сами в настройках сервиса |
| Данные клиентов | На вашем сервере | У сервиса, выгрузка по его правилам |
Готовый сервис лучше, если у вас много мастеров, нужен учёт материалов, абонементы, зарплата сотрудников и аналитика, а настраивать всё хочется самостоятельно и быстро. Свой бот лучше, если клиенты и так пишут вам в Telegram, процесс записи простой или наоборот нестандартный, а ежемесячная плата за функции, которыми вы не пользуетесь, не нравится. Бывает и смешанный вариант: бот отвечает на вопросы и принимает заявки, а запись ведётся в сервисе, если он позволяет связать их между собой.
Сколько стоит и как заказать
Бот с записью на время, напоминаниями и списком для администратора стоит от 12 000 ₽. Если нужна ещё оплата при записи, связь с CRM или ответы ИИ на вопросы клиентов, цена от 20 000 ₽. Простой бот с услугами и приёмом заявок без расписания стоит от 5 000 ₽ и делается за 3–5 дней. Боту нужен сервер, он оплачивается регулярно по тарифу хостинга.
Если хотите поручить эту работу мне, опишите, как вы сейчас записываете клиентов: сколько мастеров, какие услуги, кто ведёт расписание и куда должны приходить записи. Я пришлю схему кнопок и сообщений, назову цену и срок до начала работы, а после запуска передам доступы и исходный код.
Сделаю это за вас
Создание Telegram-бота на заказ. Бот, который отвечает клиентам, записывает и принимает заявки.
от 5 000 ₽Срок: 3–5 дней
Частые вопросы
Может ли клиент сам перенести запись?
Да, в подтверждении и в напоминании можно дать кнопку переноса. Бот покажет свободное время, а старый слот освободит автоматически. Администратор получит уведомление о переносе.
Что будет, если двое выберут одно время одновременно?
Бот проверяет слот в момент подтверждения. Если его уже занял другой клиент, второй увидит сообщение и предложение выбрать другое время. Двойной записи не будет.
Можно брать предоплату при записи?
Можно, если к боту подключён платёжный сервис вашего ИП или компании. Запись подтверждается после оплаты, а при отмене заранее вы сами решаете, возвращать ли деньги. Такой бот относится к уровню от 20 000 ₽.
Подойдёт ли бот, если клиенты в основном звонят?
Бот не заменит телефон, но может стать вторым каналом записи. Важно, чтобы телефонные записи попадали в то же расписание, иначе бот предложит занятое время. Для этого администратору делают раздел для ручного внесения записей.
Статьи по теме
- Сколько стоит Telegram-бот для бизнеса
Цена бота зависит не от слова «бот», а от того, что он делает: показывает услуги, записывает на время или принимает оплату. Разберём уровни сложности, что добавляет к цене, какие расходы будут после запуска и как описать задачу, чтобы получить точную оценку.